Kommunale Digitalisierung der IT-Infrastruktur im Rahmen der Powerweek
Städte sind maßgeblich für die Lebensqualität der Bewohner verantwortlich. Neben der Strom-, Gas- und Wasserversorgung zählt die digitale Infrastruktur längst zu den Grundbedürfnissen der Bewohner. Jedoch stellt die Digitalisierung viele Städte vor eine große Herausforderung. Eine gute IT-Infrastruktur ist dabei Grundvoraussetzung, um Aufgaben wie den Breitbandausbau und schnell, leicht nutzbares Internet zu bewältigen. Unser Kunde – die Stadt Blumberg in Baden-Württemberg mit mehr als zehntausend Einwohnern – hat sich die kommunale Digitalisierung zum Ziel gesetzt. In den letzten Jahren wurden deshalb erhebliche Anstrengungen unternommen. Durch den Einsatz von modernen und effizienten Mitteln, möchte die Stadtverwaltung ihre Zukunftsfähigkeit sichern.
Schwerpunkt IT-Service-Management und Informationssicherheit
Der Bürgermeister und der Stadtrat nahmen die Situation im Bereich IT als unzureichend war. Vor allem aufgrund des fehlenden Überblicks über Ausgaben und Aktivitäten der IT-Verantwortlichen entstand trotz detaillierter Haushaltsplanung Unzufriedenheit bezüglich der bestehenden IT-Infrastruktur und anfallender Kosten. Um dieser Wahrnehmung eine objektive Grundlage zu geben, hat sich die Stadt entschieden, das Problem „von außen“ zu beleuchten. Als externe Berater führten wir im Rahmen einer POWERWEEK eine ausführliche Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur (Ist-Stand) durch und arbeiteten anschließend Handlungsempfehlungen sowie einen Fahrplan zur Umsetzung inklusive Maßnahmenpaket aus, um den skizzierten Soll-Stand zu erreichen.
Tag 1 und 2
CONNECT & EXPLORE: Anpfiff – Ball aufnehmen und klare Ziele definieren
Der erste Tag stand ganz im Zeichen der Teamzusammenstellung und Orientierung. Um uns einen Überblick über den Status Quo der Infrastruktur sowie etwaige Interessensgruppen zu verschaffen, starteten wir die POWERWEEK mit einer ersten Begehung der zentralen Infrastruktur und machten uns mit der IT-Organisation und den Nutzervertretern vertraut. Um sicher zu gehen, dass wir alle in dieselbe Richtung laufen, klärten wir die jeweiligen Zielvorstellungen mit den entsprechenden Aufgabenträgern.
Passspiel — Jedes Detail zählt
Anschließend verglichen wir den Status-Quo auf Prozessebene mit den Best Practice „ITIL“ und im Bereich IT Sicherheit mit den Cyber-Security Anforderungen an kleine und mittlere Unternehmen (VDS 3473). Dies erlaubte uns eine Bewertung der aktuellen Situation und eine klare Definition der Erfolgsfaktoren für die IT des Kunden.
Tag 3
REVIEW: Halbzeitanalyse — Sind wir noch auf Spur?
Mitte der Woche wurden die gesammelten Informationen an die Verantwortlichen zurückgespielt. Dadurch stellten wir sicher, dass alle Begleitumstände und Zusammenhänge aufgenommen wurden und keine kontextuellen Fehler durch Missverständnisse entstanden sind.
Tag 4
INNOVATE: Angriff — jetzt geht es um Taktik
In den letzten beiden Tagen erarbeiteten wir auf Basis der Informationen ein Maßnahmenpaket. Die einzelnen Maßnahmen korrigieren die erfassten Fehlentwicklungen und stellen sicher, dass die Entwicklung der IT inklusive der gesamten Infrastruktur im Einklang mit der Entwicklung der Stadtverwaltung steht.
TAG 5
COMMUNICATE: Chancenverwertung — die Vision wird zum konkreten Umsetzungsplan
Als Ergebnis schlugen wir drei Arten von Maßnahmen vor: kurz-, mittel- und langfristige.
Kurzfristige Maßnahmen
Kurzfristige Maßnahmen können und sollen unmittelbar umgesetzt werden. Hierzu gehörte das Auflösen der Personalunion des IT-Beauftragten. Strategische Aufgaben wurden in der Vergangenheit stets durch hoch-reaktive Aufgaben unterbrochen, welche Ausfälle in der IT-Infrastruktur zur Ursache hatten. Die vorgeschlagene Maßnahme führte zur Etablierung eines intern besetzten Servicedesk, der bereits erste Erfahrungen mit einem Proof-of-Concept Ticketsystems sammelt. Des Weiteren wurden Fieldservice-Tätigkeiten sowie größere Problemfelder an einen externen Dienstleister ausgelagert. Zusätzlich wurde ein IT-Leiter eingesetzt, durch den eine bessere Planbarkeit hergestellt wurde, die es den Führungsverantwortlichen erlaubt, einen stärkeren strategischen Fokus zu legen.
Mittelfristige Maßnahmen
Mittelfristige Maßnahmen sollen innerhalb von ein bis zwei Jahren umgesetzt werden. Sie greifen zum einen die Ergebnisse aus den kurzfristigen Maßnahmen auf, wie die Erfahrungen, die aus dem PoC Ticketsystem gesammelt wurden. Dadurch können das eingeführte Ticketsystem und der Servicedesk als zentrale Anlaufstelle weiter ausgebaut werden. Zum anderen initiieren sie auch unabhängige Projekte, wie beispielsweise die Einführung eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS).
Langfristige Maßnahmen
Langfristige Maßnahmen erweitern den Zeitrahmen der mittelfristigen Maßnahmen auf zwei bis drei Jahre. So soll die mittelfristig angesetzte Installierung eines Ticketsystems für den EDV-Workflow langfristig um ein Ticket-System für das Bau- und Ordnungsamt erweitert werden. Wie immer müssen die getroffenen Maßnahmen anschließend re-evaluiert werden, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen. Alles in allem hat ASTRUM IT ein abgestimmtes Maßnahmenpaket von 20 umsetzbaren Posten vorgeschlagen, die nun von der Stadt auch umgesetzt werden. Um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten, werden wir von ASTRUM IT die Stadt Blumberg in den nächsten Jahren bei der Umsetzung der Pakete begleiten.